Sanne over het maken van verzuimbeleid

The story continues…

Je hebt een passende arbodienst of bedrijfsarts gevonden. Samen gaan jullie aan de slag om verzuim waar mogelijk terug te dringen en vooral ook te voorkomen. Want verzuim kan een enorme kostenpost zijn. Wist je dat een verzuimende medewerker al snel 250 euro per dag kost. En dan heb ik het alleen nog maar over de loonkosten. Bovendien wil je tevreden en productieve medewerkers. Maar waar begin je? Hoe pak je het aan? Ik help je graag de eerste stappen te zetten.

Stap 1: de problematiek in kaart brengen

Begin met een goede analyse van de verzuimproblematiek. Verzamel de beschikbare relevante gegevens en zoek naar verbanden. Zie je veel verzuim op een bepaalde afdeling? Is er veel kort verzuim, of duurt het verzuim juist altijd langer? En is dit dan te rijmen met de huidige aanpak? En vergeet ook niet de kosten onder de loep te nemen. Wordt er in de juiste middelen geïnvesteerd om verzuim aan te pakken? Begin bij het verzamelen van de volgende informatie en ga in gesprek met betrokkenen:

  • Verzuimcijfers
  • Verzuimdossiers
  • Huidige verzuimprocedure
  • Risicofactoren in het werk (aan de hand van de RI&E)
  • Verzuimkosten

Stap 2: de vertaling naar beleid

Vervolgens zet je jouw bevindingen en visie om naar een verzuimbeleid. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Het verzuimbeleid gaat verder dan de wet- en regelgeving en maakt onderdeel uit van het complete organisatiebeleid en/of personeelsbeleid. Het is een wettelijke verplichting voor een werkgever vanuit het Arbeidsomstandighedenbesluit (artikel 2.9) en vormt de basis voor het verzuimprotocol wat je aan je medewerkers overhandigd. In het verzuimbeleid komen de volgende onderwerpen aan bod:

  • De verzuimanalyse en gestelde doelen ten aanzien van het voorkomen en terugdringen van ziekteverzuim.
  • Alle normen en waarden/ rechten en plichten met betrekking tot verzuim
  • Procedures die betrokkenen moeten volgen.
  • De middelen die kunnen worden ingezet bij het omgaan met ziekteverzuim.
  • De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokkenen bij ziekteverzuim.
  • De samenwerking met de arbodienstverlener. Het basiscontract is vaak onderdeel van het verzuimbeleid.
  • Alle preventieve maatregelen en mogelijkheden en hoe de werkgever hiermee omgaat zijn vastgelegd. Denk hierbij aan trainingen, preventief medische onderzoek (PMO) en de preventiemedewerker.

Tip: wanneer je je gaat bezig houden met het (door)ontwikkelen van het verzuimbeleid, verzamel dan een of meerdere specialisten om je heen. Denk hierbij aan de bedrijfsarts, casemanager of preventiemedewerker. Maar neem ook de OR of PvT mee in het proces van je verzuimbeleid.

De praktijk

Het maken en doorontwikkelen van het verzuimbeleid is een `ongoing` proces. Wij als casemanagers worden in het proces ingeschakeld om vanuit onze expertise mee te praten over de inhoud en implementatie van het beleid. Wanneer iedereen weet wat de afspraken zijn rondom verzuim dan leidt dat tot meer grip, duidelijkheid en controle. Je kunt elkaar aanspreken op de gemaakte afspraken en hebt een document om op terug te vallen. Ja het is een tijdrovend proces, en de vraag is ook of je het misschien niet (deels) uit moet besteden aan een specialist; maar geloof me, je maakt er je leven als HR professional een stuk eenvoudiger mee…