Hoe om te gaan met de medische gegevens van uw werknemers?

Vraag:
Een van uw medewerkers meldt zich ziek. Wat doet u?

A: Wij vragen geïnteresseerd wat er aan de hand is en wensen diegene beterschap.
B: Wij bedanken kort voor de melding en wensen diegene beterschap.

Medische gegevens mag u niet vastleggen

U heeft een goede verstandhouding met uw werknemers en zou uit goede bedoelingen en oprechte bezorgdheid het liefst vragen wat er aan de hand is. Toch is het juiste antwoord ‘B’. Velen van ons zijn hiervan op de hoogte, maar antwoord ‘A’ past nou eenmaal meer bij onze natuur en dat zien wij dan ook regelmatig terug. Uit de praktijk is namelijk gebleken dat werkgevers – bewust of onbewust – medische informatie/gegevens mailen naar ArboTeam of deze vastleggen in het verzuimsysteem. Dit is alleen niet helemaal de bedoeling.

Wij weten echter dat het soms lastig kan zijn. Want als werkgever heeft u behoefte aan meer informatie over de situatie van de zieke, vanwege de strenge re-integratieverplichtingen en de verplichtingen om het loon door te betalen. Maar er gelden nou eenmaal strenge regels op het gebied van privacy als het gaat om ziekte bij uw werknemers. Daarom zetten wij deze regels nog eens voor u op een rijtje.

Want wat mag u nu precies vragen en vastleggen bij een ziekmelding?

Of de werknemer nu wel of geen toestemming geeft, gegevens over de gezondheid van de werknemer mogen niét worden vastgelegd. Het is zelfs zo, dat alleen een bedrijfsarts mag beschikken over de aard en oorzaak van de ziekte of een oordeel mag geven over het ziektegeval. Maar, horen wij u al denken, hoe bepalen we dan welke gegevens nodig zijn om een traject te starten zodat onze werknemer weer zo snel mogelijk aan de slag kan?

Dat kunt u doen aan de hand van de volgende gegevens:

  • Het telefoonnummer en verpleegadres;
  • De vermoedelijke duur van het verzuim;
  • De lopende afspraken en werkzaamheden;
  • Of werknemer onder een vangnet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling);
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventuele aansprakelijke derde betrokken is.

Daarnaast zijn er nog wat gegevens van de bedrijfsarts die u als werkgever mag verwerken:

  • De werkzaamheden/taken die de werknemer wel of niet meer kan verrichten
  • De verwachte duur van het verzuim
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is
  • Eventueel geadviseerde aanpassingen of interventies die nodig zijn voor de re-integratie van de werknemer

Graag geven wij u wat tips over hoe u zaken het beste omschrijft

Want toegestaan is om de beperkingen te benoemen die gepaard gaan met de ziekte. In onderstaande voorbeelden laten wij u zien hoe u dit het beste kunt doen.

Wij geven u enkele voorbeelden hoe u bepaalde klachten kunt noteren.

Voorbeeld 1:
Wanneer een werknemer zich meldt met griepklachten:
De werknemer verzuimt vanwege beperkingen ten aanzien van dagelijks functioneren en energie.

Voorbeeld 2:
Een werknemer is door zijn rug gegaan:
De werknemer kan niet bukken, langdurig staan/zitten of activiteiten boven schouderhoogte verrichten en is daarom minder mobiel.

Voorbeeld 3:
Uw werknemer ervaart spanningsklachten:
De werknemer heeft moeite met concentreren, het verdelen van de aandacht en kan moeilijk omgaan met conflictsituaties.

Voorbeeld 4:
Mocht uw werknemer al zelfstandig contact gezocht hebben met zijn huisarts voor zijn klachten of is hij inmiddels doorverwezen naar bijvoorbeeld een fysiotherapeut of psycholoog? Dan omschrijft u het als volgt: De werknemer is onder behandeling bij een specialist of behandelaar en werkt actief aan zijn herstel.

Ook helpt het om vroegtijdig bij uw werknemers aan te geven dat bij ziekmeldingen niet geïnformeerd mag worden naar de oorzaak. Vertel dan dat het niets te maken heeft met desinteresse, maar simpelweg met de wetgeving. Lees hieronder verder wat deze wetgeving inhoudt.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Met de komst van de AVG (25-05-2018) wordt het omgaan met gegevens over gezondheid verder aangescherpt. Als werkgever mag u straks alleen met uw werknemers praten over mogelijkheden, beperkingen en re-integratie op basis van het advies van ArboTeam of de bedrijfsarts. Ook het arbeidsongeschiktheidspercentage mag niet zomaar worden aangepast. Tot slot mag u als werkgever wel aangeven dat een werknemer onder een vangnetbepaling valt, maar niet onder welke.

Welke gegevens mogen de casemanagers van ArboTeam opvragen of registreren?

Ook wij mogen niet informeren naar de aard of oorzaak van de ziekte. Als werkgever bent u verplicht maatregelingen te treffen, zodat uw zieke werknemer zo snel mogelijk aan de slag kan in eigen dan wel aangepaste werktaken. Daarbij kan ArboTeam u helpen. Mocht onduidelijk zijn wat uw werknemer met zijn klachten wel of niet kan, vragen we advies aan de bedrijfsarts. Een bedrijfsarts beschikt namelijk over medische kennis om een oordeel te geven over de beperkingen en de benodigde aanpassingen die nodig zijn voor de re-integratie van uw werknemer. Op basis daarvan bekijkt u samen met ArboTeam welke werktaken passend zijn. ArboTeam ondersteunt u bij alle handelingen die nodig zijn voor de verzuimbegeleiding, dossieropbouw en het opstellen van het re-integratieverslag.

Heeft u nog vragen? Neem daarom gerust contact met ons op via info@arboteam.nl of bel ons op 040-3043040. Zie ook onze website voor meer informatie: www.arboteam.nl