De vertrouwenspersoon

Omgang met collega’s en leidinggevenden kan veel invloed hebben op hoe een werknemer zich voelt. Zeker als er sprake is van pesterijen, geweld, discriminatie of seksuele intimidatie. Dit wordt ook wel psychosociale arbeidsbelasting (PSA) genoemd. Een werkgever is wettelijk verplicht dit ongewenste en grensoverschrijdende gedrag aan te pakken en een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan hieraan bijdragen.

De taken van een vertrouwenspersoon

De primaire rol van een vertrouwenspersoon ligt in het opvangen en begeleiden van werknemers die ongewenst gedrag (hebben) ervaren. Een vertrouwenspersoon is vaak het eerste aanspreekpunt voor werknemers, analyseert de complexe situaties, maakt het probleem bespreekbaar binnen de organisatie en bepaalt de mogelijke vervolgstappen voor de werkgever. Een vertrouwenspersoon fungeert ook als schakel tussen werknemer en werkgever om een ontstane situatie zo goed mogelijk op te lossen.

Zo ziet de takenlijst van een vertrouwenspersoon eruit:

• Het verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en/of die hulp en advies nodig hebben bij bijv. functionerings- of beoordelingsgesprekken, reorganisaties, conflicten, integriteitskwesties of privéproblemen.
• Nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
• Informeren over andere oplossingsmogelijkheden zoals een klachtenprocedure.
• Het desgewenst begeleiden van de werknemer als die de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming.
• Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, zoals een mediator.
• Het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag.
• Het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
• Het registreren van gevallen van ongewenst gedrag.

Aanstellen van een vertrouwenspersoon

Een werkgever stelt een vertrouwenspersoon aan in overleg met de ondernemingsraad. Het is mogelijk een werknemer binnen de organisatie hiervoor op te leiden of een extern vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit loopt dan vaak via uw arbodienstverlener. Ook bij ArboTeam hebben wij externe vertrouwenspersonen binnen onze providerboog.

Aandachtspunten

Bij het aanstellen van een (externe) vertrouwenspersoon zijn de volgende punten belangrijk om mee te nemen in het proces:

• Zorg voor de juiste faciliteiten voor de vertrouwenspersoon, zoals een eigen ruimte die afgesloten kan worden en makkelijk toegankelijk is voor de werknemers.
• Zorg voor een duidelijk beleid tegen ongewenst- en grensoverschrijdend gedrag.
• Het is mogelijk om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, waarbij gelet kan worden op geslacht, leeftijd of afkomst. Zo is een werknemer altijd vrij om bij iemand aan te kloppen waar diegene zich het prettigst en/of veiligst voelt.

Wij kunnen ons voorstellen dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon voor vragen of onduidelijkheden kan zorgen. Meer informatie over de vertrouwenspersoon vindt u op het arboportaal. Of neem contact op met uw arbodienst.